Llevar una agenda mejora nuestra eficiencia en la organización del trabajo y en nuestra gestión del tiempo.
La agenda tiene una importancia fundamental. No en vano una de las tareas más importantes de los/as ayudantes ejecutivos consiste en conseguir la mayor eficiencia en la organización del trabajo y la gestión del tiempo de los directivos, llevando al día su agenda.
Acerca de la agenda
Es liberador apuntar todo aquello que tiene una fecha y hora determinada. Tan pronto como queda plasmado en la agenda nos sale un suspiro, “ahora sé que no se me olvidará y no quedaré mal con el cliente, compañero, jefe, proveedor, etc.”. ¿Para qué preocuparnos de olvidar algo? ¿O para qué fiarnos de nuestra memoria y tener que estar pendientes de no olvidarlo?
Aquí la autodisciplina es fundamental. Para que el sistema funcione con eficiencia es imprescindible que vayamos apuntando todo a medida que surge, y también que consultemos la agenda con frecuencia, al menos al llegar al trabajo, al volver de comer y antes de salir del trabajo. Aunque lo ideal es chequearla más a menudo por si ha surgido algo nuevo, o nos hemos olvidado de algo.
Elementos auxiliares
Las bandejas, ya sean de plástico para carpetas de papel, o las de Outlook o en la nube de tu proveedor de correo electrónico si se trata de documentos recibidos por email, son imprescindibles para la organización del trabajo, tal como te comentaba en mi artículo “Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo”.
Te ayudará tener varias bandejas rotuladas apiladas, para colocar las carpetas según si se trata de un tema profesional o personal; si es algo importante, para hacer en el día, urgente, menos urgente, para archivar, etc. También es necesario un buen sistema de archivo, tanto virtual como físico.
La libreta donde apuntarlo Todo
Además de la agenda, son múltiples las ventajas de una libreta, y a mi parecer llevarla siempre es imprescindible para ganar en eficiencia. Lleva siempre contigo una pequeña libreta y un bolígrafo, porque las personas tendemos a olvidar las cosas, especialmente si nuestro trabajo mueve mucha información.
Escribir todo lo que tenemos que hacer, pedir, llamar, incluso las ideas que se nos ocurren, nos resta estrés porque ya no tenemos que estar tratando de no olvidarlo. Si después pasamos la información a la agenda poniendo fechas a las tareas, estaremos ayudando a la organización del trabajo.
Una buena organización del trabajo requiere de agenda para poder cumplir los compromisos, fechas de entrega y poder optimizar el tiempo. Además debe ir acompañada de carpetas y un buen sistema de archivo que aumentarán la eficiencia. Es muy importante también tener por escrito todo aquello que se nos ocurre, ideamos, recordamos o planificamos, para lo que es ideal llevar siempre una libreta.
“La mayoría de la gente fracasa no por falta de talento, dinero u oportunidad; fracasa porque nunca planifica por escrito” – Robert H. Shuller
